Comment procéder à la destruction des archives médicales ?
Les archives sont présentes dans tous les établissements privés et étatiques. Leur traitement doit se faire via un système fiable. En effet, les documents présents dans les archives sont confidentiels, surtout dans le secteur médical.
Les archives médicales nécessitent une prise en charge particulière pour leur stockage, notamment lors de leur destruction qui doit se faire en respectant plusieurs consignes. Pour cela, il est nécessaire de connaitre la réglementation et les instructions à appliquer pour se débarrasser de ce type de documents.
Alors, comment assurer la destruction des archives médicales ?
Pourquoi procéder à la destruction des archives médicales ?
Que ce soit dans le secteur médical ou autre, le traitement des archives est une opération très sensible qui doit se faire avec une très grande précaution pour protéger les intérêts de tout le monde.
Avant de parler de la destruction des archives médicales, il est nécessaire de bien comprendre la nature et la sensibilité des documents qui sont impliqués.
Pour n’importe quel citoyen en France, il existe un dossier médical qui comporte toutes les informations sur son état de santé et sur les maladies qu’il a eues.
Après chaque intervention médicale, que ce soit une simple consultation ou une opération chirurgicale, toutes les étapes et les résultats sont mentionnés pour assurer un bon suivi. Tous les documents qui en résultent sont stockés dans des espaces spécifiques, que ce soit dans les hôpitaux, les cliniques privées, les cabinets médicaux, etc.
Les archives médicales comprennent, de ce fait, des informations importantes et sensibles. La destruction de ces dernières deviendra obligatoire après un certain délai. Ceci empêchera l’utilisation abusive des informations médicales par les entreprises ou les particuliers et permet de protéger la confidentialité et la vie privée des patients.
D’un point de vue pratique, l’élimination des archives est une opération impérative pour gagner de l’espace, car les documents sont générés de façon quotidienne. De ce fait, la destruction des archives va libérer de l’espace pour le stockage des nouveaux documents qui ne sont pas encore éligibles à la destruction.
Il faut savoir aussi que la gestion des archives est une tâche onéreuse et donc il vaut mieux réduire ses dépenses en se débarrassant des documents au moment opportun.
Comment procéder pour la destruction des archives médicales ?
La destruction des archives médicales est une opération plus ou moins compliquée compte tenu des nombreux paramètres qu’il faut prendre en compte et la sensibilité des documents en question.
Effectivement, pour l’élimination de n’importe quel type d’archive, il faudra suivre des réglementations mises en place par le RGPD. Ces instructions sont encore plus strictes pour le secteur médical.
Ainsi, les établissements de soins médicaux étatiques ou privés ont deux façons pour détruire leurs archives.
La première consiste à faire cette opération dans l’établissement en interne en utilisant un matériel de broyage et de découpage de papier. Cependant, la meilleure solution consiste à déléguer cette tâche à un prestataire externe pour gagner du temps et être plus serein.
Il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises qui proposent ces prestations et qui peuvent intervenir soit au niveau de l’établissement médical en question, soit en transportant les archives dans un entrepôt dédié à cet effet. Ces entreprises sont capables d’éliminer toutes les archives médicales en respectant les conditions de confidentialité.
Après la fin de l’opération, l’établissement médical recevra un certificat de destruction pour l’utiliser comme preuve en cas de besoin.
Quand est-il possible de procéder à la destruction des archives médicales ?
Comme c’est le cas pour tous les autres types d’archives, les documents médicaux ont une durée de conservation bien définie par la loi. Pour cela, l’hôpital ou la clinique n’aura pas le droit de détruire les archives de ses patients avant la fin de cette période. En cas du non-respect de cette règle, de lourdes sanctions seront appliquées.
Les archives médicales doivent être conservées pour une durée de 20 ans, en général, après la consultation ou la fin du séjour du patient.
Dans certains cas, l’établissement médical aura le droit de conserver certains documents pour une durée supérieure à 20 ans.
Les archives médicales sont formées de plusieurs types de documents, comme :
- les dossiers du personnel ;
- le registre des admissions ;
- les rapports des instances locales ;
- les prescriptions ;
- les résultats des traitements ;
- les résultats des diagnostics.
La destruction des archives médicales est une opération délicate comparée aux autres types de documents, car il s’agit d’informations personnelles et confidentielles des patients. Pour cela, il faut respecter la réglementation en vigueur.