Comment procéder à la destruction des archives médicales ?

Les archives sont présentes dans tous les établissements privés et étatiques. Leur traitement doit se faire via un système fiable. En effet, les documents présents dans les archives sont confidentiels, surtout dans le secteur médical.

Les archives médicales nécessitent une prise en charge particulière pour leur stockage, notamment lors de leur destruction qui doit se faire en respectant plusieurs consignes. Pour cela, il est nécessaire de connaitre la réglementation et les instructions à appliquer pour se débarrasser de ce type de documents.

Alors, comment assurer la destruction des archives médicales ?

Pourquoi procéder à la destruction des archives médicales ?

Que ce soit dans le secteur médical ou autre, le traitement des archives est une opération très sensible qui doit se faire avec une très grande précaution pour protéger les intérêts de tout le monde.

Avant de parler de la destruction des archives médicales, il est nécessaire de bien comprendre la nature et la sensibilité des documents qui sont impliqués.

Pour n’importe quel citoyen en France, il existe un dossier médical qui comporte toutes les informations sur son état de santé et sur les maladies qu’il a eues.

Après chaque intervention médicale, que ce soit une simple consultation ou une opération chirurgicale, toutes les étapes et les résultats sont mentionnés pour assurer un bon suivi. Tous les documents qui en résultent sont stockés dans des espaces spécifiques, que ce soit dans les hôpitaux, les cliniques privées, les cabinets médicaux, etc.

Les archives médicales comprennent, de ce fait, des informations importantes et sensibles. La destruction de ces dernières deviendra obligatoire après un certain délai. Ceci empêchera l’utilisation abusive des informations médicales par les entreprises ou les particuliers et permet de protéger la confidentialité et la vie privée des patients.

D’un point de vue pratique, l’élimination des archives est une opération impérative pour gagner de l’espace, car les documents sont générés de façon quotidienne. De ce fait, la destruction des archives va libérer de l’espace pour le stockage des nouveaux documents qui ne sont pas encore éligibles à la destruction.

Il faut savoir aussi que la gestion des archives est une tâche onéreuse et donc il vaut mieux réduire ses dépenses en se débarrassant des documents au moment opportun.

Comment procéder pour la destruction des archives médicales ?

La destruction des archives médicales est une opération plus ou moins compliquée compte tenu des nombreux paramètres qu’il faut prendre en compte et la sensibilité des documents en question.

Effectivement, pour l’élimination de n’importe quel type d’archive, il faudra suivre des réglementations mises en place par le RGPD. Ces instructions sont encore plus strictes pour le secteur médical.

Ainsi, les établissements de soins médicaux étatiques ou privés ont deux façons pour détruire leurs archives.

La première consiste à faire cette opération dans l’établissement en interne en utilisant un matériel de broyage et de découpage de papier. Cependant, la meilleure solution consiste à déléguer cette tâche à un prestataire externe pour gagner du temps et être plus serein.

Il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises qui proposent ces prestations et qui peuvent intervenir soit au niveau de l’établissement médical en question, soit en transportant les archives dans un entrepôt dédié à cet effet. Ces entreprises sont capables d’éliminer toutes les archives médicales en respectant les conditions de confidentialité.

Après la fin de l’opération, l’établissement médical recevra un certificat de destruction pour l’utiliser comme preuve en cas de besoin.

Quand est-il possible de procéder à la destruction des archives médicales ?

Comme c’est le cas pour tous les autres types d’archives, les documents médicaux ont une durée de conservation bien définie par la loi. Pour cela, l’hôpital ou la clinique n’aura pas le droit de détruire les archives de ses patients avant la fin de cette période. En cas du non-respect de cette règle, de lourdes sanctions seront appliquées.

Les archives médicales doivent être conservées pour une durée de 20 ans, en général, après la consultation ou la fin du séjour du patient.

Dans certains cas, l’établissement médical aura le droit de conserver certains documents pour une durée supérieure à 20 ans.

Les archives médicales sont formées de plusieurs types de documents, comme :

• les dossiers du personnel ;
• le registre des admissions ;
• les rapports des instances locales ;
• les prescriptions ;
• les résultats des traitements ;
• les résultats des diagnostics.

La destruction des archives médicales est une opération délicate comparée aux autres types de documents, car il s’agit d’informations personnelles et confidentielles des patients. Pour cela, il faut respecter la réglementation en vigueur.

Les différentes solutions pour détruire des documents confidentiels

Au fil du temps, il n’est pas rare de se retrouver avec de nombreux documents de santé ou administratifs. Ces documents sont rarement valables à vie. Par exemple, certaines archives médicales sont uniquement valables trois mois, d’autres ne le seront que pendant six mois et d’autres documents seront quant à eux valables cinq ans.

Une fois la date de validité dépassée, il faudra potentiellement faire le ménage pour libérer de la place et donc, permettra à de nouveaux documents d’être classés. Pour réaliser cela, il faudra dans un premier temps contrôler, mettre de côté les documents à jeter et à réorganiser le tout.

Néanmoins, les documents confidentiels ne doivent pas être simplement jetés à la poubelle. Et pour cela, nous vous conseillerons de faire appel à une entreprise de destruction d’archives compétente.

Cette dernière pourra venir récupérer les documents ainsi que de nombreuses archives confidentielles dans le but de les détruire. Ce genre d’entreprise n’est pas encore développé pour les particuliers. Toutefois, si vous êtes un professionnel qui a de nombreuses archives à jeter, cette entreprise sera une solution idéale. Toutefois, voici les différentes solutions qui s’offriront à vous pour détruire correctement les archives de patients ou confidentielles.

Les broyeurs de papier

Avant de faire appel à une telle entreprise, il faudra potentiellement revoir les ambitions à la baisse car les services peuvent couter relativement cher. Dans un premier temps, nous vous conseillerons par conséquent de vous diriger vers des appareils, des broyeurs de papier. Ces derniers sont très utiles à condition d’avoir un nombre plus ou moins limité de documents à broyer. En effet, vous ne pourrez pas mettre des archives entières, ce qui peut être plus ou moins long surtout que les lames pour broyer le papier ont une durée de vie limitée.

D’autres solutions non adaptées aux professionnels

À côté de ça, vous pourrez toujours envisager de mettre le feu aux archives. Certes, c’est une solution radicale mais il n’est pas toujours facile de mettre le feu à des archives en plein centre-ville. C’est notamment pour cela que nous pourrons que vous conseiller de faire directement appel à une entreprise spécialisée dans la destruction d’archives appropriée.

Pour faire appel à une telle entreprise, nous vous recommanderons de consulter les moteurs de recherche. Grâce à ces derniers vous pourrez localiser ainsi que connaitre le numéro de téléphone de l’entreprise de destruction d’archives à proximité de votre lieu de travail. D’ailleurs, certaines entreprises disposent d’un site internet permettant ainsi de connaitre les tarifs pour la destruction d’archives mais aussi, une page pour directement les contacter par email.

Par la suite, une fois l’accord établi, vous pourrez laisser faire l’entreprise. Celle-ci viendra récupérer les dossiers à détruire dans le but qu’ils ne tombent pas entre de mauvaises mains. Alors, maintenant que vous connaissez l’existence d’entreprise spécialisée, qu’attendez-vous pour faire appel à leurs services pour plus d’informations ? C’est un véritable gain de temps pour de nombreuses entreprises.